Personvernerklæring VAL Skoler

Behandling av personopplysninger ved Val Videregående skole

PERSONVERNERKLÆRING VAL SKOLER AS

Behandling av personopplysninger ved Val skoler

Denne personvernerklæringen inneholder informasjon om hvordan vi håndterer dine personopplysninger. Personopplysninger er opplysninger som kan kobles til deg som person.  Det kan være navn og kontaktopplysninger, men også mye annen informasjon som kan knyttes til deg mer indirekte. Vi oppfordrer deg til å lese nøye gjennom personvernerklæringen.

Kontaktinformasjon til Val skoler AS

Val skoler AS er behandlingsansvarlig for håndtering personalopplysninger. Har du spørsmål om behandlingen eller ønsker å komme i kontakt med oss for å utøve dine rettigheter, finner du kontaktinformasjonen vår nedenfor:

Val skoler AS

Hestvikvegen 73

7970 Kolvereid

E-post adresse: post@val.vgs.no

Telefon 74 38 90 00

Hvilke personopplysninger behandler Val skoler AS?

Val skoler AS behandler personopplysninger om ansatte, elever og deres foresatte. Behandling av personopplysninger innebærer alle former for håndtering av personopplysninger som: Innsamling, registrering, sammenstilling, lagring og utlevering, eller en kombinasjon av slike bruksmåter.

Ansatte: Navn, adresse, telefonnummer, personnummer, nærmeste pårørende, referat fra medarbeidersamtaler, dokumentasjon på fravær, fri og permisjon, utdanning og arbeidserfaring, bankkontonummer, lønnsnivå og evt. fagforeningsmedlemskap.

Feles for alle ansatte er det å være registrert i våre systemer, slik som personaladministrasjonsportal, arkivsystem, adgangskontrollsystem og ulike IT-system for at vi skal kunne gi tilgang til basistjenester slik som e-post, iSkole, Canvas, HR-portalen.

Elever: Navn, adresse, navn på foresatte og evt. hvem som har den daglige omsorgen, telefonnummer, personnummer, mailadresse, karakterer fra tidligere skoleår på vgs., grunnlag for termin-/standpunktkarakterer inneværende skoleår, fravær og evt. dokumentasjon på fravær og avgiverskole (ungdomsskolen). Val skoler AS oppbevarer papirer fra eksterne instanser på enkelte elever for å ivareta elevens rettigheter. Val skoler AS oppbevarer også referat fra elevsamtaler, fagsamtaler og evt. møter angående eleven. Informasjon om evt. matallergier og sykdom som vi må ta hensyn til. Bilder av elever (passfoto) legges inn i iSkole og Pocket ID (digitalt skolebevis).

Foresatte: Navn, adresse, personnummer (barne- og ungdomsskolen), telefonnummer, evt. hvem som har den daglige omsorgen og mailadresse.

Hvilke formål bruker Val skoler AS disse personopplysningene til?

Val skoler AS bruker disse opplysningene for å ivareta ansattes, elevers og foresattes interesser (bl.a. å utbetale lønn; å utføre nødvendig administrasjon rundt arbeidsforholdet; å sikre tilganger til IT-systemer; å ivareta opplæringen av elevene; å tilrettelegge for tilpasset opplæring; å planlegge undervisning; å vurdere elevarbeider; å rapportere på resultater, orden, oppførsel og fravær; å kommunisere med elever og foresatte å ha nødvendig informasjon om utfordringer eleven har knyttet til for eksempel diagnoser, vedtak, personlige forhold osv. for å møte elevens behov så lenge eleven går på Val skoler). Personnummer brukes for å få de digitale systemene som ivaretar skole-hjemsamarbeidet til å fungere, blant annet FEIDE-pålogging.

Hva er det rettslige grunnlaget for virksomhetens behandling av personopplysninger?

Rettslig grunnlag er Friskoleloven, Opplæringsloven, Forvaltningsloven, Lov om utdanningsstøtte, Folketrygdloven, Arbeidsmiljøloven og Personopplysningsloven med forskrifter.

Hvem utleverer Val skoler AS personopplysninger til?

Klasselister kun med navn kan utleveres til elever ved forespørsel.

Offentlige instanser kan innhente opplysninger om en elev når det er relevant, og elev og foresatte (hvis eleven er under 18 år) har gitt samtykke. De kan også innhente opplysninger om en ansatt når det er relevant og den ansatte har gitt sitt samtykke.

Hvis andre spør etter personopplysninger, skal det alltid avklares med rektor i forkant av en evt. utlevering av personopplysninger.

Hvor lenge lagres personopplysningene?

Informasjon om en ansatt lagres gjennom hele ansettelsesforholdet. Val skoler AS er ansvarlig for at personopplysninger ikke lagres lenger enn det som er nødvendig for formålene de er behandlet for.

Referat fra elevsamtaler og fagsamtaler, samt grunnlag for termin- og standpunktkarakterer makuleres når klagefristen er gått ut. Øvrige personopplysninger om elever og foresatte blir i utgangspunktet oppbevart i 10 år. Fravær og karakterer lagres i datasystemet Extens for videregående. Systemet er passordbeskyttet, og tilgang gis etter behov/stilling.

Hvilke rettigheter har den registrerte?

Den registrerte har rett til å få vite hvilke personopplysninger Val skoler AS har om vedkommende. Den kan be om en kopi av alle opplysninger vi behandler om den.

Den har også rett til å få korrigert, til å kreve begrenset behandling og evt. slettet opplysninger som ikke er nødvendige å oppbevare. I helt spesielle tilfeller kan den protestere mot bruk av opplysninger.

Du kan klage på vår behandling av personopplysninger. Vi håper at du vil si ifra og gå i dialog med oss dersom du mener vi ikke overholder reglene i personopplysningsloven.

Juni 2020